Princip synchronizace počítače a PDA je zdánlivě velmi jednoduchý. Synchronizační nástroj porovná data na obou počítačích a ta novější přenese i na druhý přístroj, kde byla starší verze. Ale když chcete synchronizaci opravdu vážně používat a svěřit jí svá nejcennější data, potřebujete vědět víc. V dalším textu budeme popisovat hlavně synchronizaci Pocket PC (verze 3.0) s využitím Microsoft ActiveSync (verze 3.5 a 3.7.1), ale většina je shodná s jinými verzemi a z velké části i s jinými systémy jako je EPOC nebo Palm.
Co vše lze synchronizovat
V podstatě lze synchronizovat důležitá data na kapesním počítači - za data přitom nejsou považovány programy, ani části OS. Vzhledem k podstatně menší kapacitě kapesního počítače však není možné synchronizovat všechna data na PC, ale je nutné si pečlivě vybrat, co z dat přenášet. Microsoft ActiveSync dělí synchronizovaná data do několika kategorií. Jsou to:
- Osobní informace (PIM - personal information management)
- Kalendář
- Úkoly
- Kontakty
- Pošta
- Soubory
- Síťové zdroje
- Linky (Oblíbené)
- Offline obsah
- Další
- AvantGo
- Databáze (Access)
- Poznámky
- Elektronické knihy
- Hodiny
ActiveSync nabízí rozšíření těchto kategorií o další, v závislosti na instalovaných programech třetích stran (např. Lotus Notes, populární hlavně ve větších firmách). U každé kategorie si můžete zvolit, zda ji chcete synchronizovat, u některých lze dále nastavit pravidla synchronizace (např. výběr souborů pro synchronizaci atd.). Podrobněji probereme především základní kategorie dat - tj. PIM, soubory a síťové zdroje. Další možnosti budou zmíněny jen stručně.
Synchronizace osobních informací
Synchronizace Kalendáře, Úkolů, Kontaktů a Pošty předpokládá, že na PC máte nainstalován Microsoft Outlook (nestačí Outlook Express), který zároveň používáte. U nejnovější verze ActiveSync již není podporován ani Outlook 97. Pokud Outlook nepoužíváte, potřebujete jiný synchronizační nástroj, který dokáže buď sám, nebo ve spolupráci s ActiveSync synchronizovat data i s vaším PIM programem. Příkladem může být Cadenza pro synchronizaci s Lotus Notes.
Výhody
Synchronizace PIM je možná po záznamech - tj. pokud přidáte jeden kontakt v Pocket PC a druhý v PC, máte po synchronizaci na obou stranách oba kontakty. To sice vypadá samozřejmě, ale vždy to tak samozřejmé není (např. u souborů).
Synchronizace je možná i při spuštěných aplikacích na Pocket PC - tj. není nutné uzavírat na Pocket PC např. kalendář, aby se vám synchronizoval.
Nevýhody
Neschopnost synchronizace po položkách záznamu - tj. pokud např. u stejného kontaktu změníte v Pocket PC telefon a v PC mail, nedokáže již ActiveSync obojí správně aktualizovat - podle nastavení buď přemaže jeden kontakt druhým, nebo informuje o konfliktu. Máte možnost záznam zdvojit a tak uchovat všechny informace a následně jeden ze záznamů ručně opravit a druhý smazat. Z tohoto důvodu je dobré provádět synchronizaci co nejčastěji, nejlépe denně, aby k podobným situacím nedocházelo.
Nejednoznačná identifikace záznamů - při složitějších změnách původního záznamu již ActiveSync nedokáže rozpoznat, že jde o původní záznam a zdvojí ho. Typicky to hrozí při změně příjmení v kontaktu (třeba po svatbě), nebo v kalendáři při změně termínu a textu - hlavně u vícenásobných položek. Tato (ne)schopnost identifikace se liší podle konkrétních verzí všech zúčastněných programů - PIM na PC i Pocket PC a synchronizačním programu. Vzhledem k tomu, že výsledkem je zdvojený záznam (a ne jeho smazání), nejde o příliš vážný nedostatek.
Rozdílná struktura záznamů v PC a Pocket PC - PIM programy v Pocket PC a v PC nemají zcela shodné záznamy - např. jeden program má v kontaktech rubriky jen pro jméno a příjmení, druhý má navíc i titul a pozici v zaměstnání. Tady je výhodou, že u Pocket PC standardně pochází celé řešení od jedné firmy - tj. struktury jsou si velmi podobné a ActiveSync je jim "šit na míru". Ale i tak se vyskytují problémy - hlavně u položek s vloženými rozšiřujícími daty (úkoly s přílohami, s linky na další úkoly nebo maily, vícenásobné položky v kalendáři atd.). Při synchronizaci mezi produkty různých firem, např. Lotus Notes - Pocket PC nebo Outlook - EPOC, bývají tyto problémy ještě větší. Vedlejším důsledkem může být také např. rozdílné řazení kontaktů, což dokáže komplikovat jejich nalezení. Pro Kontakty mívají lepší synchronizační programy (Cadenza, InteliSync) databázi převodů, která vám dovolí nastavit vzájemné mapování položek tak, jak potřebujete. U Kalendáře a u prolinkovaných záznamů už zbývá jen ruční úprava.
Synchronizace souborů
ActiveSync dovoluje synchronizaci vybraných souborů, které jsou na PC umístěny v definované složce, zpravidla s názvem "název Pocket PC" My Documents. Přitom současně probíhá konverze známých typů souborů - zejména XLS a DOC do formátů Pocket Excel resp. Pocket Word. Konverze zpravidla významně zmenší velikost souboru - rizikem je ztráta některých pokročilejších vlastností souboru, jako je složité formátování nebo makra. Proto se doporučuje upravovat soubory na PC a na Pocket PC je pouze prohlížet - data na PC pak zůstanou v kompletním tvaru, nedojde ke zpětné konverzi a tedy ani ke ztrátě některých parametrů.
Výhody
Vysoká kompatibilita - u běžných firemních dokumentů nenarazíte na problémy, opět užíváte výhod monopolu Microsoftu.
Kompatibilita písem - tuto vlastnost považujeme za dobré vypíchnout, i když logicky tvoří součást předchozí výhody. Jde o to, že konverze souborů zachovává písma (fonty) a navíc jsou písma Windows kompatibilní s Pocket PC. Pokud tedy po otevření konvertovaného souboru v Pocket PC spatříte pouze změť nesmyslných symbolů, stačí najít v PC font, který je v původním souboru použit a překopírovat ho do adresáře Windows/Fonts v Pocket PC. Rázem se konvertovaný soubor zaskví v plné kráse. Je otázka, nakolik je uvedený postup korektní z licenčního hlediska, ale technicky funguje výborně. Samozřejmě tak nemůžete do Pocket PC nakopírovat všechna písma - ta v PC jsou podstatně větší než pro Pocket PC, takže by vám brzy došla paměť. Prakticky však většinou potřebujete tak 2-3 písma.
Nevýhody
Blokace otevřených souborů - ActiveSync není schopen uzavřít otevřenou aplikaci, pracující se souborem, který se má synchronizovat. ActiveSync verze 3.5 to dokonce ani neoznámil (alespoň v našem případě). U verze 3.7.1 je problém alespoň oznámen - otevřený soubor, zvlášť pokud v něm byly provedeny změny, není totiž ActiveSync schopen synchronizovat a navíc ani nepozná korektně, která verze je novější. Proto je vhodné soubory uzavřít před zahájením synchronizace. Např. EPOC se v tomto chová podstatně lépe - snaží se soubory před synchronizací zavřít a po synchronizaci je opět otevře, pokud nastane problém (třeba typu Uložit změny?), může ho uživatel řešit přímo na displeji zařízení.
Omezený rozsah umístění - v PC se synchronizuje pouze obsah složky "název Pocket PC" My Documents. Můžete do ní sice velmi snadno přemístit soubor odjinud - funkcemi Odeslat v kontextovém menu nebo Přidat v ActiveSync - ale tím se soubor pouze zkopíruje do synchronizované složky, původní soubor v původním umístění není synchronizován. V Pocket PC jste na tom ještě hůře - synchronizované soubory jsou v hlavní paměti ve složce My Documents a basta. Hlavně zamrzí nemožnost umístění souborů na paměťové kartě, kde by nezabíraly drahocenné místo operační paměti a současně by nezmizely při výpadku napájení. Opět musíme vzpomenout EPOC, kde to funguje výborně.
Synchronizace celých souborů - např. při synchronizaci excelového souboru ActiveSync posoudí, který ze souborů je novější a ten přehraje do druhého zařízení. Tj. není možné očekávat, že po změně některých buněk v souboru na jednom zařízení a jiných buněk v tomtéž souboru na druhém zařízení získáme synchronizací nejnovější buňky z obou souborů. Je to zásadní rozdíl oproti synchronizaci PIM.
V další části si povíme něco o synchronizaci Oblíbených položek (míst v síti) a o způsobech připojení při synchronizaci. Stručně také zmíníme další typy synchronizovaných informací a najdete i heslovité shrnutí, jak nejlépe synchronizovat.
