Unified messaging: poslechněte si své e-maily, faxy a smsky

Ač se to může zdát jakkoliv neuvěřitelné, tak existuje způsob, jak si přečíst došlý fax, e-mail či SMS, aniž byste byli vybaveni potřebnou technikou. S Unified messagingem si totiž vystačíte s tím co máte!

Každý z nás určitě zažil situaci, kdy nutně potřeboval znát obsah došlého e-mailu a neměl u sebe nic, alespoň vzdáleně připomínajícího mobilní kancelář. Zarytí příznivci WAPu teď sice mohou namítnout, že stačí sáhnout po příslušně vybaveném mobilu a e-mail je hned před vámi, ale v případě faxu jim ani wapový mobil mnoho nepomůže. Právě proto byl vyvinut standard zvaný Unified messaging spočívající v maximálním propojení schopností jednotlivých "dorozumívacích" standardů, vytvořený jako nadstavba pro Váš firemní komunikační systém.

Celý standard je založen na myšlence propojení pobočkové ústředny s počítačovou sítí, jejíž server obsahuje software pro zpracování všech možných typů zpráv z obou sítí. Jinými slovy umožní např. vyzvednutí hlasové zprávy prostřednictvím počítače a naopak přečtení faxu do telefonu. Uživatelské nároky jsou přitom zcela minimální, neboť očekávají pouze znalost libovolného poštovního klienta (např. Lotus Notes, MS Outlook, apod.), ovládání základních funkcí mobilu, faxu či běžného telefonu v závislosti na způsobu vyzvedávání zpráv. Ten je pochopitelně obousměrný, tzn. nejenže můžete v telefonu slyšet umělý hlas předčítající došlý e-mail, ale také si v počítači přehrát vzkaz na záznamníku či napsat nový fax.

Integrování všech zpráv do jednoho celku s sebou přináší i všestrannou indikaci nepřečtené pošty, kdy vám systém může zaslat SMS, fax, e-mail nebo dokonce zavolat a oznámit počet nových zpráv. Došlá SMS pak může vypadat následovně: 2 nové faxy, 12 nových e-mailů, 4 hlasové zprávy. Telefony připojené k pobočkové ústředně přitom mohou indikovat (LED diodou, na displeji) nejen hlasové zprávy jako dosud, ale i jakékoliv jiné. Dotyčný uživatel si pak pustí poštovního klienta a v jednom prostředí jednoduše získá vše, co mu např. zákazníci zaslali. Všechny zprávy jsou vlastně ve formě e-mailů jen s tím rozdílem, že se odlišují ikonkami (popisky, ... dle uvážení výrobce) zařízení od nichž pochází. Výjimku tvoří jen hlas, který je přibalen jako běžný hudební soubor typu wav.

Při vyzvedávání zpráv prostřednictvím telefonu se obvykle dovoláte do systému připomínajícího centra obsluhy volání, kde musíte tónovou volbou zadávat své požadavky. Každý výrobce sice volí své unikátní řešení, ale ve většině případů to vypadá následovně: Zavoláte na předem určené číslo, kde zadáte číslo své pobočky a PIN. Systém Vám oznámí, kolik máte nových zpráv a dá Vám na výběr jejich přehrání resp. přečtení, jedná-li se o e-mail nebo SMS. Vaše reakce však může být pouze hlasová, neboť není technicky možné zadávat přímo textové údaje. Představa vyťukávání jednotlivých písmen, obdobně jako při psaní SMS, je totiž nereálná už z toho důvodu, že jedinou kontrolou písmena by byla hlasová informace. Jinými slovy každý stisk by znamenal oznámení aktuálního písmena a málokdo z nás by při tomto druhu zadávání neztratil orientaci o napsaných slovech.

Další výhoda Unified messagingu nastane ve chvíli, kdy máte v počítači uloženo důležité telefonní číslo a momentálně se nacházíte v terénu. Zkrátka zavoláte na přístupové číslo, zvolíte si telefonní seznam, vymezíte oblast-např. první písmeno a necháte systém předčítat jednotlivá jména. Až najdete to správné, tak ho necháte přečíst údaje s ním spojené.

Pro lepší pochopení vzájemného předávání zpráv by Vám měla napomoci tato tabulka:

E-mail

Hlasová zpráva

Fax

SMS

PC

A

N

V

A

N

V

A

N

V

A

N

V

Fax

A

V

A

A

N

V

A

V

Mobil

A

N

V

P

A

N

V

A

A

N

V

Telefon

A

V

P

A

N

V

A

A

V

P

Systémový telefon

A

N

V

P

A

N

V

A

A

N

V

P

A=avízo N=vytvoření nové zprávy V=vyzvednutí zprávy P=přečtení zprávy

Uvedené hodnoty však nemusí být podporovány všemi dodavateli řešení Unified messagingu, jsou pouze nastíněním jeho propracovatelnosti. Ve světe se touto problematikou zabývá celá řádka firem, namátkou jmenujme Tenovis (Bosch), Siemens, Materna, IBM, u nás pak především 2N v produktové řadě Ateus. Zkrátka pokud chcete držet krok s vymoženostmi současnosti, tak při pořizování nového komunikačního systému byste měli Unified messaging rozhodně brát v potaz.