Včerejší odstavce možná zněly pro někoho příliš akademicky, dnes je tedy převedeme do "řeči jedniček a nul" a naučíme se jejich poznatky a inspirace používat v každodenní praxi. Znovu zdůrazňuji, že bez pochopení principů a stavebních kamenů systému je Life Balance jen méně dokonalým outlinerem - úkolovníkem, přičemž na PalmOS najdete celou řadu lépe vybavených outlinerů.
Dnešní pokračování článku o Life Balance bude věnováno popisu aplikace a jeho funkcí.
Outlines
Včera jsme si řekli, že je důležité si stanovit svoje cíle a všechny své aktivity dát do souladu s jejich naplňováním. Dá se to pojmout i opačně: každý velký cíl se skládá z velkých úkolů, ty se mohou skládat z dílčích úkolů a ty ještě z drobnějších úkolů. Všechny tyto úrovně můžete dát do souvislosti zcela jednoduše a přehledně v outlinerovém hierarchickém zobrazení.
Není divu, že základní obrazovkou Life Balance je Outline, tedy vaše hierarchicky uspořádané dlouhodobé cíle a mise (nejvyšší hierarchický stupeň) jako jakási páteř celého systému a jim podřízené úkoly, dílčí úkoly a podúkoly.
Ke vkládání úkolů slouží dvě dolní tlačítka (vložení úkolu se stejnou hierarchií a podřízeného úkolu), tlačítkem Details se dostanete do detailní obrazovky úkolu. Tou se budeme zabývat v dalším odstavci. Hierarchické úrovně můžete rozbalovat/sbalovat pomocí trojúhelníčků u nadřízených položek. Úkoly můžete přesunovat tažením stylusem kamkoli jinam, a to i s podřízenými položkami.
Na prvním obrázku je nejvyšší úroveň hierarchie - ten je nejdůležitější pro obrazovku Balance a jeho volbě věnujte proto maximální pozornost! Jsou to vaše životní cíle, postoje, mise. Na druhém obrázku vidíte již rozbalenou první úroveň úkolů a na třetím ukázku detailu s konkrétními úkoly.
Details
Detailní obrazovka každého úkolu skrývá řadu důležitých nastavení, jejichž správné vyplnění výrazně ovlivní perfektní fungování programu tak, aby se pro vás stal skutečným přínosem. Obsahuje kromě textu úkolu čtyři ouška s těmito nastaveními:
- General - zde nastavujete důležitost vašeho úkolu,tedy jakousi prioritu. Ale pozor! Tato da důležitost je vztažena k nadřízené položce, není absolutním vyjádřením priority úkolu jako takového! To umožní aplikaci propočítávat a řadit úkoly dle celkových priorit (nejen dle důležitosti), viz dále.
- Time - nastavení termínů a časových charakteristik. Můžete si zde zvolit, zda se jedná o jednorázový úkol, termínovaný úkol, opakovaný úkol, či jej naplánovat ve vašem diáři. Důležité je i políčko Lead Time - to je trvání úkolu. Life Balance vás pak upozorní na úkol v dostatečném předstihu před termínem. Spolupráci Life Balance s diáře se budeme blíže věnovat v poslední části našeho miniseriálu o tomto programu. Nezapomeňte na možnost určit, že úkoly musí být plněny přesně v určeném pořadí (volba "Complete subtask in order"), což je určitá obdoba závislostí z projektových aplikací.
- Effort - zde nastavujete úsilí, které vás stálo splnění tohoto úkolu. Je to abstraktní vyjádření vašeho posouzení náročnosti, rozsahu, komplexity, fyzické a psychické zátěže (stresu). Správné vyplnění tohoto pole vám rovněž pomůže balancovat váš život, nepodceňujte to.
- Note - zde si můžete připojit jakoukoliv poznámku.
Ukázky obrazovky Task Details. Vše je velmi jednoduché a intuitivní, práce s posunovacími táhly je rychlá a ihned srozumitelná. Záložka General a Time je důležitá pro plánování plnění úkolu, Effort vám výrazně pomůže v hledání "rovnováhy"...
ToDo list
Klasický seznam toho, co je třeba udělat, obohacuje Life Balance díky svým schopnostem o nové rozměry. Není to pouhý seznam úkolů určených ke splnění v daném dni. Ukazuje vám, co by bylo třeba a vhodné udělat vzhledem k termínům, vašim prioritám i celkovým okolnostem.
Důležité je pořadí úkolů - ToDoList byste měli plnit odshora dolů, protože Life Balance vám radí zpracovat jako první úkoly, které jsou termínované, úkoly, jejichž priorita je pro vás důležitá, úkoly z oblasti, kterou chcete ve své životní rovnováze posílit (viz odstavec o obrazovce "Balance").
Klasická filtrace přes kategorie zde není - je zbytečná, vždyť vaše úkoly jsou již zařazeny do "kategorií" celkových cílů i souhrnných i dílčích úkolů. Zato je zde šikovné filtrační menu přes místa (Places), které vám umožní vyfiltrovat úkoly pro daný čas a dané místo (viz odstavec o obrazovce "Places").
Seznam úkolů stanovuje vaše priority a respektuje místo i čas. První obrazovka je v 16:55 s filtrem "Banka", druhý obrázek je ve stejných souvislostech, ale o 10 minut později, kdy má vaše banka již zavřeno. Ukázka rozbaleného filtru míst je na třetím obrázku.
Places
Filtru "Places" jsme zmiňovali v předchozím odstavci, k jeho konfiguraci slouží právě tato obrazovka. U každého místa můžete nastavit jeho "provozní dobu" pro jednotlivé dny v týdnu - tento čas pak respektuje filtr v seznamu úkolů, nepošle vás třeba ve 23 hodin na venkovskou poštu...
Neméně důležité nastavení najdete v záložce "Includes". Zde totiž můžete nastavit, že jedno místo zahrnuje druhé. Tak třeba (máte-li mobil) může být "místo" telefon zahrnuto ve všech jiných místech. Nebo hypermarket může zahrnovat prodejnu potravin.
Místa je nutno používat kreativně a s ohledem na konkrétní životní situaci uživatele. Můžete mít místa jako "čekárna u lékaře", "v metru", "u rodičů" apod..
Obrázky z nastavení míst ("Places"), využívejte je libovolně s ohledem na svoje podmínky, potřeby i profesi.
Balances
Klíčová obrazovka aplikace. V koláčovém grafu zobrazuje podíly jednotlivých oblastí (cílů) na vaší rovnováze. Vlevo je graf "Desired", což by měl být vámi určený podíl úsilí jednotlivým cílům a vpravo je "Actual", což je skutečný podíl daný počtem úkolů a vynaloženým úsilím k jejich dosažení.
Klíčovým místem je tato obrazovka proto, že zde nejen konstatujete, že rovnováha je tatam (podíl "pracovních" úkolů je u workholiků většinou obrovitý a "rodina" není ani moc vidět). Vy zde totiž máte možnost ovlivňovat váš poměr v podílu jednotlivých cílů - levý graf je totiž interaktivní a vy tažením za okraj výseče můžete zvětšovat/zmenšovat podíl každého cíle/oblasti na celku. To má pak vliv na důležitost a prioritizaci jednotlivých úkolů, které vám aplikace staví před oči. Je to jednoduché a funguje to!
Obrázky z "rovnováhy" - na prvním je klasická situace většiny z nás - velký podíl "pracovních" úkolů. Máte možnost ovlivnit "Desired" tažením za okraj (druhý obrázek), či vrátit graf do původního stavu (třetí obrázek).
Tolik k popisu aplikace a práce s ní. Zítra celé téma Life Balance dokončíme popisem možností nastavení programu (preferencí), desktopové aplikace, kooperujících programů, tipů k jeho používání, pár odkazů a dovolíme si i několik kritických slov směrem k tvůrcům programu.
